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Die Herausforderung

Die Informationsmengen, mit denen Büroarbeiter heutzutage umgehen müssen, werden immer grösser, der Austausch immer schneller und die Anforderungen an die Verfügbarkeit von Informationen immer höher. Vernetztes Arbeiten von verschiedenen Endgeräten und Orten aus ist nicht die Zukunft, sondern für viele Menschen bereits Alltag. Die Grenzen dessen, was „der Arbeitsplatz“ ist, verschwimmen immer mehr und viele Menschen arbeiten schon von Zuhause aus oder von unterwegs.

Die Anforderungen an die eingesetzte Technologie wachsen proportional zu den neuen technologischen Möglichkeiten. Dieser Trend betrifft alle, vom Sachbearbeiter bis zum Top-Entscheider. Unsere Studie hat gezeigt, dass viele Büroangestellte sich von veralteter Bürotechnik in ihrer Firma ausgebremst und demotiviert fühlen. Das beginnt schon bei so banalen Alltagssituationen wie dem unnötig langen Warten auf Ausdrucke oder dem Suchen nach falsch abgelegten Dokumenten. Aus langsamen oder umständlichen Prozessen resultiert niedrigere Produktivität – den Unternehmer kostet das viel Geld und den Mitarbeiter viel Geduld und Nerven.

Die Problematik

Technologie soll Arbeit eigentlich vereinfachen und beschleunigen, damit die Menschen sich aufs Wesentliche konzentrieren können. Paradoxerweise erzeugt sie häufig den gegenteiligen Effekt, indem technische Probleme oder suboptimal arbeitende Systeme Menschen von ihrer Arbeit abhalten oder sie dabei behindern. Das kann bis zu 19 Arbeitstage pro Jahr pro Mitarbeiter kosten. (Link zur Studienseite)

Die Lösung

Der Schlüssel zum Erfolg sind perfektes Informationsmanagement und optimale Zusammenarbeit durch reibungslos funktionierende Technik. Wenn Mitarbeiter schnelle, funktionierende Technologien nutzen können, macht sie das kreativer, effizienter und motiviert sie stärker dazu, ihren Job nicht nur abzuarbeiten, sondern richtig gut zu machen.

Ein Aspekt ist die Funktionalität der technischen Ausstattung. Ist der Server schnell genug? Arbeitet das Netzwerk stabil oder fällt es oft aus? Arbeiten Endgeräte, z. B. Drucker, schnell und zuverlässig? Wie einfach ist es, auf alle Dokumente und auf E-Mails zuzugreifen, wenn man unterwegs ist oder im Homeoffice arbeitet? Für solche Fragen spielen die Systemarchitektur und die Modernität der Systeme eine große Rolle. Neuere Geräte sind alten in Sachen Kosteneffizienz, Schnelligkeit und intuitiver Bedienbarkeit meist weit überlegen. Für das Netzwerk gilt: Stolpersteine an Schnittstellen vermeiden, indem alle Komponenten gut aufeinander abgestimmt sind und idealerweise aus einer Hand kommen.

Der zweite wichtige Aspekt: Sie können eine Menge schlummernden Potenzials bei Ihren Mitarbeitern erschliessen, indem Sie ihnen verbessertes Teamwork, mehr Flexibilität und effizientere Arbeitsabläufe ermöglichen. Dazu gehört z. B. das einfache Teilen von Informationen und Dokumenten untereinander, aktuellste Dokumentenversionen ohne umständliches Suchen zu finden, in Meetings interaktiv und kreativ zusammenzuarbeiten, organisatorische Aufgaben schnell vom Tisch zu bekommen, ohne sich dabei mit technischen Problemen rumärgern zu müssen.

My Integrated Office bringt beide Aspekte zusammen. Es ist keine Zukunftsmusik, sondern ein cleveres Konzept, das State of the Art-Büroausstattung mit Software kombiniert, die den Menschen zuarbeitet, anstatt ihnen Arbeit abzuverlangen. So werden Mitarbeiter motiviert und Ihrer Firma quantitativ sowie qualitativ bessere Arbeitsergebnisse beschert. My Integrated Office passt sich Ihrer Unternehmensgrösse und Ihren Anforderungen an. Nicht nur initial, sondern immer wieder bei Bedarf.

Das Konzept

My Integrated Office bietet intelligentes Informationsmanagement und ermöglicht eine optimale Zusammenarbeit. Der Aufbau besteht aus einer Cloud-basierten Software-Plattform und aus vernetzten Endgeräten. Das sind Multifunktionssysteme (Drucker, Kopierer, Scanner), die Sharp BIG PADs (interaktive Whiteboards für Meeting- und Präsentationsräume) sowie die Desktop- und Mobil-Geräte der Mitarbeiter. Über die Cloud ist, einfach gesagt, alles mit allem vernetzt. My Integrated Office ist also kein einzelnes Produkt, sondern unsere 360°-Komplettlösung, die einem Unternehmen die schrittweise Digitalisierung erlaubt – modular und skalierbar. Der Umfang und die konkreten Features richten sich individuell nach Ihren Anforderungen. Starten Sie z.B. mit einem BIG PAD oder einem Multifunktionssystem für Ihr Büro und fügen Sie nach und nach weitere Komponenten zu Ihrem ganz persönlichen integrierten Office hinzu.