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Kostenfaktor: Langeweile in Meetings

56 % aller Büroangestellten langweilen sich in den meisten ihrer Meetings. Dafür kann es diverse Gründe geben – doch ebenso gibt es diverse Möglichkeiten, Meetings so zu gestalten, dass alle Teilnehmer engagiert dabei sind und bleiben!

Tipp 1

Hinterfragen Sie, ob ein Meeting wirklich nötig ist, oder ob Feedback zur Sache auch einfach per E-Mail eingesammelt werden kann.

Meetings sind zum Meinungsaustausch, Brainstormen, Erarbeiten von Konzepten und Diskutieren da. Wenn lediglich Inhalte vorgetragen und abgesegnet werden sollen, oder ein einfaches Feedback von jedem Betroffenen gebraucht wird, dann ist es effizienter, die Materie per E-Mail zu verteilen und jeden Mitarbeiter sein Feedback dann abgeben zu lassen, wenn er Zeit dafür hat. Kristallisiert sich Diskussionsbedarf heraus, ist der richtige Zeitpunkt fürs Zusammensitzen gekommen.

Das Hinterfragen gilt übrigens auch für Serientermine, wie wöchentliche Team-Updates, Jours Fixes, etc. Man braucht nicht zu meeten, nur, weil es so im Kalender steht.

Wenn Sie die regelmäßigen Zusammenkünfte irrelevant finden, dann sprechen Sie dies am besten beim nächsten Mal an – vielleicht denken noch andere genau so, wie Sie.

Tipp 2

Halten Sie die Runde so klein wie möglich.

In unserer Studie gaben 30 % der Befragten an, dass oft zu viele Teilnehmer im Meeting sitzen. Doch je mehr Teilnehmer, desto mehr Beiträge, desto länger dauert es. Gleichzeitig werden die Ergebnisse nicht unbedingt besser. Wen das Thema nur peripher betrifft, der langweilt sich entweder genau deswegen, oder er leistet überflüssige Redebeiträge und langweilt so andere, die gerne schneller vorankommen würden.

Laden Sie also niemanden nur pro forma ein. Lassen Sie jenen, die nicht unmittelbar involviert sein müssen, lieber nach dem Meeting die Ergebnisse per Memo zukommen. So sind alle informiert – und niemand verschwendet seine Zeit.

Tipp 3

Besprechen Sie in der Runde nur das, was tatsächlich jeden Anwesenden betrifft.

Es kommt vor, dass die Besprechungspunkte auf der Agenda zwar grundsätzlich zu einem Thema oder Projekt gehören, aber nicht unbedingt alle Beteiligte gleichermaßen betreffen. Teilen Sie das Meeting besser auf: Beginnen Sie zuerst mit den Punkten, die für alle am Tisch relevant sind. Dann können die Einen das Meeting schon wieder verlassen und weiterarbeiten, während der Rest die spezifischen Themen bespricht. Sind immer nur wenige Personen gleichzeitig angesprochen, ist das nicht nur ein typischer Auslöser für Langeweile, es ist auch Geldverschwendung, denn die Arbeitszeit aller Mitarbeiter ist schließlich bares Geld.

Tipp 4

Machen Sie sich's unbequem: Eher mal stehen statt sitzen.

Meetings mit mehr Interaktion sind besser, finden 22 % der Befragten unserer Studie. Interaktion kann zwar auch in einer sitzenden Runde prima klappen, aber treffen sich Kollegen zu einem informellen Steh-Meeting, wird es von ganz alleine lebhafter, effektiver und kürzer. Das ist reine Psychologie: Im Stehen können wir es uns nicht gemütlich machen und Körper und Kopf nicht in einen Entspannungszustand versetzen.

„To think on one's feet“ heißt sogar eine Redewendung im Englischen, die bedeutet, man ist hellwach, denkt mit und liefert schnelle Antworten, bzw. Reaktionen. Genau das passiert, wenn alle auf den Beinen sind – schon wieder eine bezeichnende Redewendung. Wenn alle sich engagierter beteiligen, entsteht mehr Dynamik, die zu besseren Ergebnissen in weniger Zeit führt.

Einfach mal machen

Der Vorteil all dieser Tipps: Sie können sie sehr einfach – am besten gleich beim nächsten Meeting – umsetzen. Hierzu ist kein spezielles Wissen nötig, Sie müssen es einfach nur machen – und sehen, was herauskommt. Höchstwahrscheinlich: einfach bessere Meetings.

Eine Wunderwaffe gegen Langeweile: interaktive BIG PADs von Sharp

Mehr Interaktion, lebhaft ere Moderation und spannendere Präsentationen sind möglich mit Sharps Whiteboards, den interaktiven BIG PADs. Sie können während des Meetings in Echtzeit darauf arbeiten und haben somit alle Ergebnisse dokumentiert, zudem entsteht mehr Dynamik und Interaktion. Da langweilt sich mit Sicherheit niemand mehr, und es heißt in allen Meetings: Eyes Up!

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GLENN JÄGER
Manager Digital Marketing DACH
glenn.jaeger@sharp.eu

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