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Cloud Portal Office

Willkommen bei Cloud Portal Office, unserem preisgekrönten, Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystem für kleine bis mittelständische Unternehmen.

Cloud Portal Office ist eine ortsunabhängige Multi-Plattform, die durch intelligentes Management von Dokumenten neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit sowie für Effizienz und Kosteneinsparungen eröffnet. Unabhängig davon, wie Sie bevorzugen zu arbeiten: Ihre Dokumente sind stets aktuell und unmittelbar verfügbar.

Optimised Workflow

Das Cloud Portal Office ist ein vielfältiges Informationspool, das vollständig in unsere Optimised Workflow-Software integriert ist, damit Sie branchenführende Büroproduktivität genießen können.

Sie brauchen dafür nur ein gültiges Abonnement und ein webfähiges Gerät wie einen PC oder Notebook, ein Smartphone oder Sharp MFP. Sie können dann – vor Ort oder unterwegs – mit nur einer oder mit vielen anderen Personen zusammenarbeiten. Sie können das Cloud Portal Office auch zusammen mit unseren interaktiven BIG PAD-Monitoren verwenden, die eine ideale Ergänzung für jedes Besprechungs- oder Konferenzzimmer darstellen.

Mehr Kontrolle

Das Cloud Portal Office ersetzt fragmentierte, hochgradig verteilte Dokumentenumgebungen durch einen zentralisierten Datenspeicher, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit dem Suchen nach Informationen und mehr Zeit damit verbringt, diese wirksam einzusetzen.

Beim Hochladen von Daten und Dokumenten besteht die Möglichkeit, präzise Indexierungsangaben und beschreibende Metadaten einzufügen. Dank der Volltextsuche von Sharp ist es einfach, genau die Daten zu finden, die Sie brauchen.

Das Cloud Portal Office hilft Ihnen auch dabei, die Betriebskosten zu regulieren: Mehr digitale Dokumente bedeuten weniger Papier, was auch weniger Aktenschränke und weniger Kosten für deren Lagerung bedeutet.

Höhere Effizienz

Durch das Einscannen von Rechnungen und anderen Dokumenten im Cloud Portal Office können Sie auch die manuelle Dokumentenverarbeitung optimieren. Fehleranfällige manuelle Prozesse werden durch digitale Workflows ersetzt, wodurch Genauigkeit und Effizienz gesteigert werden können.

Der Zugriff auf wichtige Geschäftsinformationen jederzeit und an jedem Ort* ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung. Dies kann sich z. B. positiv auf die Reaktionszeit bei Kundenanfragen auswirken.

Da das Cloud Portal Office als Software-as-a-Service bereitgestellt wird, müssen keine Vorauszahlungen geleistet werden. Zudem müssen weder Server ausgetauscht oder zusätzliche gekauft werden. Ob Sie ein einzelnes Team oder das gesamte Unternehmen unterstützen möchten – Sie müssen nur so viele Abonnements kaufen, wie Sie zurzeit benötigen.

* Netzwerkverbindung erforderlich

Intelligentere Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeits- und Benachrichtigungsfunktionen des Cloud Portal Office helfen all Ihren Teammitgliedern dabei, noch effektiver zusammenzuarbeiten. Wenn Sie Ihre Dokumente mit anderen teilen wollen, können Sie jeder Person oder Gruppe Genehmigungen zum Lesen, Bearbeiten und zur Freigabe erteilen – und haben damit stets die Kontrolle. Darüber hinaus sehen alle am Projekt Beteiligten die aktuellsten Dateiversionen, auch wenn zwischen dem Notebook eines Mobile Workers, dem Computer im Home Office oder einem Mobilgerät gewechselt wird.

Wenn Sie Dateien mit Benutzern teilen möchten, die kein Abonnement für das Cloud Portal Office haben, nutzen Sie einfach die Funktion „Link senden“, auf der Cloud Portal Office-Website oder auf Ihrem Mobilgerät.

Mobile Worker

Heutzutage nutzen wir alle Tablets und Smartphones, auch wenn wir Notebooks haben. Wir bei Sharp glauben, dass alle Geräte in Ihrem Dokumentenmanagement- und Kollaborationssystem integriert sein sollten, um die Effizienz Ihrer Mobile Worker zu fördern.

Eine standardisierte App für mobile Mitarbeiter sorgt für einen vertrauten Umgang, unabhängig von der verwendeten Plattform. Sie können zudem ein temporäres Gästekonto einrichten, mit dem das Cloud Portal Office für ein breiteres Publikum verfügbar wird.

Ob Sie zu Hause oder unterwegs sind – Sie können Dateien über Ihr Smartphone oder Tablet einsehen, hochladen, herunterladen, verwalten und ausdrucken. Sie können auch neue Ordner erstellen, Dateien teilen und Benachrichtigungen erhalten.

Verwalten. Teilen. Zusammenarbeiten.

Unabhängig davon, wie Sie bisher bevorzugen zu arbeiten: Ihre Dokumente sind stets aktuell und unmittelbar verfügbar. Denn unser Cloud Portal Office ist eine ortsunabhängige Multi-Plattform, die durch intelligentes Dokumentenmanagement neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und für Effizienz und Kosteneinsparungen eröffnet.

PCs und MACs

Sobald Sie die Startseite Ihres Cloud Portal Office laden, haben Sie den direkten Zugriff. Sie können z. B. verschiedene Bereiche für einen bequemen Zugriff auf Ihre Dokumente und Ordner vergrößern oder verkleinern. Praktischerweise gilt das auch für alle von Ihnen freigegebenen Dokumente oder Dateien, die indexiert werden müssen sowie für die von Ihren Kollegen autorisierten Dokumente und Ordner. So wird das Arbeiten im Cloud Portal Office noch angenehmer und übersichtlicher.

Smartphones und Tablets

Sämtliche Personen mit einer Genehmigung und einem gültigen Abonnement können ihr bevorzugtes Android- oder Apple-iOS-Gerät verwenden, um auf das Cloud Portal Office zuzugreifen. Eine einheitliche Benutzeroberfläche sorgt für eine unkomplizierte Benutzererfahrung.

Interaktive Monitore

Mit dem BIG PAD von Sharp können Sie Präsentationen und andere Dokumente auch in Meetings anzeigen. Wählen Sie einfach eine Datei aus, ziehen Sie sie auf das BIG PAD und öffnen Sie sie. Jeder Bildschirminhalt kann als PDF gespeichert werden. Handouts sind so innerhalb von Sekunden erstellt.

MFPs (Multifunktionsprodukte)

Wenn Sie Dokumente aus dem Cloud Portal Office ausdrucken müssen, gehen Sie einfach zu einem Sharp MFP*, melden Sie sich an, navigieren Sie zur Cloud und beginnen Sie mit dem Drucken. Je nach Ausstattung der MFPs stehen Ihnen typische Druck- oder Finishing-Optionen wie Endverarbeitung, Mehrfach-Kopiensätze oder doppelseitiges Drucken zur Verfügung. Das Einscannen in die Cloud ist genauso einfach.

* Das MFP muss mit Sharp OSA 4.0 oder höher ausgestattet sein.

 

Kauf und Verwendung von Cloud Portal Office-Lizenzen

Wenn Sie bereits ein Sharp MFP* oder ein interaktives BIG PAD besitzen, legen Sie einfach fest, wie viele Benutzerlizenzen Sie benötigen und wenden Sie sich an Ihren Sharp-Partner. Die Einbindung dauert nur wenige Augenblicke – und danach bestimmen Sie alles selbst.

Sie können Benutzerlizenzen zuweisen oder löschen, online weitere Lizenzen kaufen, Ihren anfänglichen Speicherplatz von 50 GB erweitern – alle Inhalte sind verfügbar, wann immer Sie wollen, und das von einer einzigen sicheren Website aus. Zudem können Sie alle Aktivitäten über ein sicheres Audit-Protokoll verfolgen.

Solange Sie nicht kündigen, erneuern sich die Lizenzen jeden Monat automatisch und Sie müssen sich über Probleme beim Zugriff auf das Cloud Portal Office keine Gedanken machen. Ihre monatliche Rechnung erhalten Sie direkt von Ihrem Sharp-Partner.

Neu bei Sharp? Kein Problem. Kontaktieren Sie einen Sharp-Händler in Ihrer Nähe, um zu entdecken, wie Sie mit unseren MFPs und interaktiven Monitoren das Beste aus der Cloud herausholen können.

* Das MFP muss mit Sharp OSA 4.0 oder höher ausgestattet sein.

FAQs

Beantwortung Ihrer Fragen

Wem nützt das Cloud Portal Office?
Cloud Portal Office ist ideal für alle, die Informationen speichern, teilen und abrufen wollen, und für jede Organisation – gleich welcher Größe – die für ein noch besseres Teamwork und eine noch engere Zusammenarbeit sorgen möchte.

Kann CPO wirklich mit kostenlosen Diensten wie Dropbox konkurrieren?
Einfache Cloud-Dienste eignen sich hervorragend für das Speichern nicht vertraulicher Dateien und Fotos. Das Cloud Portal Office jedoch ist eine sichere, lizenzierte, auf mehreren Plattformen laufende Lösung für gemeinschaftliches Arbeiten, die für geschäftliche Zwecke konzipiert wurde.

Wie sicher ist der Dienst?
Das Cloud Portal Office verwendet eine Kombination aus hochentwickelter Verschlüsselung, persönlichen Lizenzen (die, falls erforderlich, sofort von Ihrem IT-Administrator widerrufen werden können) und ausschließlich in Europa befindlichen Serverfarmen, um zusätzlich vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Ist Cloud Portal Office leicht zu verwenden und zu installieren?
Wenn Sie ein MFP* oder ein interaktives BIG PAD von Sharp besitzen, können Sie dieses unmittelbar verwenden. Kaufen Sie Ihre Lizenzen von Ihrem Sharp-Partner und verbinden Sie sich in wenigen Augenblicken. Jeder von Ihnen autorisierte Benutzer profitiert vom Einzelanmeldezugriff von jeder unterstützten Plattform aus, einschließlich von Mobilgeräten. – Neu bei Sharp? Auch kein Problem. Kontaktieren Sie einen Sharp-Händler in Ihrer Nähe, um zu entdecken, wie Sie mit unseren MFPs und interaktiven Monitoren das Beste aus der Cloud herausholen können.

* Das MFP muss mit Sharp OSA 4.0 oder höher ausgestattet sein.

Welchen Support gibt es?
Die Bedienung von Cloud Portal Office ist so intuitiv, dass Sie wahrscheinlich keinen zusätzlichen technischen Support brauchen werden. Falls doch, finden Sie alles im Benutzer- und im Administratorenhandbuch. Und wenden Sie sich gerne jederzeit auch an Ihren Sharp-Partner.

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