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Cloud Portal Office

Cloud Portal Office ist unser preisgekröntes System für die Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit für kleine und mittelständische Unternehmen, das Ihnen neue Vorteile bietet:

All Ihre Informationen an einem Ort

Mit Cloud Portal Office steht Ihnen ein strukturiertes, aktuelles Archiv für alle Unternehmensdokumente –  unabhängig davon, ob diese digital erstellt wurden oder gescannte Papierversionen sind – zur Verfügung.

Darüber hinaus haben Sie die absolute Freiheit so zu arbeiten, wie Sie möchten. Jedes einzelne Dokument kann gespeichert, verwaltet, weitergeleitet oder von PCs, Tablets, Smartphones oder MFPs von Sharp und (für Teambesprechungen) unserem interaktiven Whiteboard BIG PAD abgerufen werden. Sie können sogar temporäre Gästekonten anlegen – um vielleicht enger mit einem Kunden oder Lieferanten zusammenzuarbeiten – und Cloud Portal Office für ein breiteres Publikum zugänglich zu machen.

Rentables Wachstum

Unabhängige Forschungen haben gezeigt, dass Mitarbeiter bis zu sieben Stunden pro Woche für die Suche nach Informationen aufwenden. Dies stellt einen beträchtlichen Produktivitätsverlust und ein ernsthaftes Hindernis für ein rentables Wachstum dar. Cloud Portal Office kann eine fragmentierte, weitverzweigte Dokumentenumgebung durch ein umfassend indexiertes zentralisiertes Datenarchiv ersetzen. Folglich werden die Mitarbeiter weitaus weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen und diese sinnvoller nutzen können.

Befugte Teammitglieder können ihre Dateien direkt im Cloud-Archiv speichern oder diese direkt von einem MFP von Sharp scannen. Durch die genaue Indizierung und die Volltextsuche können alle Dokumente umgehend lokalisiert und abgerufen werden. Dieser unmittelbare Zugriff auf unternehmenskritische Informationen fördert eine bessere Entscheidungsfindung und optimiert die Produktivität in all Ihren Geschäftsbereichen. So können Sie wiederum sehr viel schneller auf Marktveränderungen und aufkommende Chancen reagieren.

Nahtlose Effizienz

Die Zusammenarbeits- und Benachrichtigungsfunktionen von Cloud Portal Office unterstützen Personen und Gruppen bei der effizienten und effektiven Kommunikation.

Sie können immer und überall Inhalte weitergeben, Dateien und Ordnern Notizen beifügen, Projekte genehmigen und Änderungsanforderungen einreichen. Darüber hinaus werden jeder Person und mobilen Geräten die neusten Dateiversionen angezeigt – auch beim Wechsel zwischen Ihrem sog. Hauptcomputer, Ihrem Rechner zu Hause und mobilen Geräten. Sie können es auch zur Erstellung einfacher Dokumentenarbeitsabläufe verwenden. Durch die Verwendung eines MFP von Sharp zum Scannen von Rechnungen und anderen Papierdokumenten in Cloud Portal Office kann die manuelle Dokumentenverarbeitung so optimiert werden, dass Cashflow- und Budgetmanagement weiter verbessert werden.

Bereicherung für Mobile Workers
Mit Cloud Portal Office können Sie Ihr Team überall hin mitnehmen und dabei Zeit und Kosten für die Anreise zu Besprechungen reduzieren. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung und ein internetfähiges Gerät.
Sie können Dateien von Ihrem Smartphone oder Tablet abrufen, hochladen, herunterladen und drucken, neue Ordner erstellen, zusammenarbeiten und teilen.
Im Büro gehen Sie einfach zum nächsten MFP* von Sharp, melden sich in der Cloud an, durchsuchen sie und drucken die ausgewählten Dateien.

*Das MFP muss mit Sharp OSA 4.0 oder höher aktiviert werden

Gesenkte Kosten

Cloud Portal Office sorgt für unmittelbare Einsparungen, da durch die stärkere Nutzung digitaler Dokumente weniger Ausdrucke, weniger Papier und weniger Aktenschränke erforderlich sind. Und da die erforderlichen Informationen immer und überall verfügbar sind, können alle Personen effizienter arbeiten. Cloud Portal Office wird als „Software as a Service“ bereitgestellt. So sind weder große Investitionen, noch der Austausch von Servern oder der Kauf zusätzlicher Server erforderlich. Darüber hinaus werden keine betriebsexternen Dokumentenarchive oder teure „Disaster Recovery”-Services benötigt, weil alles sicher in der Cloud gespeichert wird.

Da Cloud Portal Office skalierbar ist, müssen Sie immer nur die Anzahl an Abonnements kaufen, die Sie aktuell benötigen. So verschwenden Sie kein Geld für nicht genutzte Abonnements. Wenn ein Mitarbeiter Cloud Portal Office nicht mehr verwendet, können Sie das Abonnement einfach stornieren und so die Rechnungsstellung stoppen*. Wenn Sie weitere Abonnements benötigen, bestellen Sie mehr. Die Abonnements befinden sich zu jeder Zeit unter Ihrer Kontrolle und können über eine sichere Webseite verwaltet werden.

* Gilt ggf. nicht für Festverträge. Hier müssen die Details von Ihrem Sharp Partner geprüft werden.

Verwalten. Teilen. Zusammenarbeiten.

Cloud Portal Office ist eine ortsunabhängige Multi-Plattform-Umgebung zur Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit, die neue Wachstums-, Effizienz- und Kostensenkungsmöglichkeiten bietet. Unabhängig davon, wie Sie arbeiten möchten, Ihre Dokumente sind immer aktuell und in Sekunden abrufbar.

PCs und Macs

Alles, was Sie auf Ihrer Festplatte speichern, kann auch in der Cloud gespeichert werden. Sobald es sich in der Cloud befindet, steht es über Cloud Portal Office von Sharp jedem lizenzierten und autorisierten Benutzer zur Verfügung.

Smartphones und Tablets

Alle Benutzer mit Genehmigung und einem gültigen Abo können über Ihr Android- oder Apple iOS-Gerät auf Cloud Portal Office zugreifen. Durch die einheitliche Schnittstelle profitiert jeder von der gleichen einfachen Benutzererfahrung.

Interaktive Whiteboards

Mit den BIG PADs von Sharp können Sie Präsentationen und andere Dokumente in einem so großen Format anzeigen, dass jeder in der Besprechung sie sehen kann. Wählen Sie einfach eine Datei, ziehen Sie sie auf das BIG PAD und öffnen Sie sie. Alles, was auf dem Bildschirm angezeigt wird, kann als PDF gespeichert werden. Handouts können in Sekundenschnelle erstellt werden.

Multifunktionsprodukte

Benötigen Sie Informationen? Gehen Sie einfach zum MFP* von Sharp, melden Sie sich an, durchsuchen Sie die Cloud und beginnen Sie den Druck. Ihnen stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung: mehrere Kopien, doppelseitiger Druck, Sortierreihenfolge, Klammerheftung, Lochen und weitere Finishing-Optionen. Das Scannen in die Cloud ist genauso einfach.

* MFP muss mit Sharp OSA 4.0 oder höher aktiviert werden. Funktionen sind zum Teil abhängig von der Ausstattung des MFPs.

Kaufen und Verwenden von Lizenzen für Cloud Portal Office

Wenn Sie bereits ein MFP* oder ein interaktives Whiteboard BIG PAD von Sharp besitzen, entscheiden Sie einfach, wie viele Benutzerlizenzen Sie benötigen und wenden Sie sich an Ihren Sharp Partner vor Ort.

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten –  dann können Sie alles selbst steuern. Sie können Benutzerlizenzen zuweisen und entziehen, weitere Lizenzen online kaufen und Ihren anfänglichen 50-GB-Speicherplatz erweitern. Zudem können Sie  jederzeit auf alle Daten zugreifen – von nur einer einzigen sicheren Webseite aus und alle Aktivitäten über einen sicheren Prüfpfad überwachen.

Umfassender Komfort
Außer im Fall einer Stornierung werden die Lizenzen jeden Monat automatisch erneuert, sodass der  Zugang zu Cloud Portal Office jederzeit gewährleistet ist. Ihre Zugriffe werden in einer monatlichen Rechnung aufgelistet.

Sind Sie neu bei Sharp? Kein Problem. Wenden Sie sich an Ihren Sharp Partner vor Ort, um zu erfahren, wie Sie mit unseren MFPs und interaktiven Whiteboards das Beste aus der Cloud herausholen.

*MFP muss mit Sharp OSA 4.0 oder höher aktiviert werden.

FAQs

Wir beantworten Ihre Fragen

Wer profitiert von Cloud Portal Office?
Cloud Portal Office eignet sich ideal für alle, die Informationen speichern, teilen und abrufen möchten sowie alle Organisationen – jeder Größe – die Teamarbeit und eine engere Zusammenarbeit fördern möchten.

Kann es wirklich mit kostenlosen Diensten wie Dropbox konkurrieren?
Einfache Cloud-Dienste eignen sich für die Speicherung nicht vertraulicher Daten und Fotos. Cloud Portal Office hingegen ist eine sichere lizenzbasierte Multi-Plattform-Lösung, die für die Zusammenarbeit seriöser geschäftlicher Nutzung ausgelegt ist.

Bietet Cloud Portal Office eine einfache Nutzung und Installation?
Wenn Sie über ein MFP von Sharp (mit Sharp OSA 4.0 oder höher) oder ein interaktives Whiteboard BIG PAD verfügen, können Sie sofort mit der Nutzung beginnen. Wenden Sie sich an Ihren Sharp Partner vor Ort, um einige Lizenzen zu erwerben und innerhalb von Sekunden einen Verbindung herzustellen. Jeder Benutzer, den Sie autorisieren, profitiert von einem Einzelanmeldungszugriff auf jeder unterstützten Plattform, einschließlich mobiler Geräte.

Wie steht es um die Sicherheit?
Es ist allgemein bekannt, dass sich bestimmte Regierungen ohne die Zustimmung von Kunden Zugriff auf einige Cloud-Dienste verschafft haben. Weiterhin wurde ein bekannter Filesharing-Dienst gehackt. Zum Schutz vor unbefugten Zugriffen nutzt Cloud Portal Office eine Kombination aus fortschrittlicher Verschlüsselung, persönlichen Benutzerlizenzen (die von Ihrem IT-Administrator bei Bedarf unmittelbar widerrufen werden können) und ausschließlich europäischen Serverfarmen (Standort Deutschland).

Welcher Support ist verfügbar?
Die Nutzung von Cloud Portal Office ist so intuitiv, dass Sie wahrscheinlich keinen zusätzlichen technischen Support benötigen. Aber sollte dieser Fall eintreten, finden Sie alles Notwendige im Benutzer- und Administratorhandbuch. Auch Ihr Partner vor Ort hilft Ihnen gerne weiter.

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